Veličina mailboxa Microsoftova Outlooka povećava se svakom novom stavkom (mail, kontakt, stavka u kalendaru) koju korisnik primi ili sam stvori. Osim što veličina mailboxa utječe na funkcionalnost, posebno je nezgodna kad Outlook koristi mailbox Microsoft Exchangea zbog prostora koji zauzima na Exchange poslužitelju i mrežnog prometa kojega generira.

Da bi veličina mailboxa ostala prihvatljiva, Outlook 2003 nudi mogućnost automatskog arhiviranja, te postavke zadržavanja za stavke unutar pojedinih mapa. Automatsko arhiviranje je uključeno po defaultu, a stavke starije od roka koji korisnik određuje mogu se arhivirati u posebnu .PST datoteku. Ona se, ako nije konfigurirano drugačije, nalazi u mapi

%UserProfile%\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

a njen sadržaj se unutar Outlooka prikazuje kao Archive Folders (Mape arhiviranja). Arhiviranje se provodi periodički, svakih 14 dana, ili već u onom razdoblju kojega korisnik sam odredi.

Konfiguriranje automatskog arhiviranja izvodi se u dva dijela.
Najprije se podese globalne (default) postavke AutoArchive: je li ta mogućnost uključena, koliko se često izvodi, mora li korisnik potvrditi pokretanje arhiviranja, da li se stare stavke arhiviraju u posebnu mapu ili trajno brišu, te koliko stare stavke zadovoljavaju kriterij za arbitrarnu odluku o arhiviranju ili brisanju.
Nakon toga potrebno je primijeniti AutoArchive postavke na svaku pojedinu mapu. Default postavke za mapu mogu se primijeniti na sve mape unutar mailboxa komandom dostupnom u dijalogu za postavljanje globalnih (default) postavki, ili se na razini pojedine mape arhiviranje može uključiti ili isključiti, odnosno odabrati default ili jedinstvene postavke.

Postavke arhiviranja moguće je primijeniti na skupinu korisnika unutar Windows domene i putem Group Policy administrativnog predloška. Zbirka standardnih administrativnih predložaka ne sadrži postavke za upravljanje tim mogućnostima Outlooka i zato je GPO, kojim se želi upravljati tim postavkama, potrebno dograditi prilagođenim administrativnim predloškom. Administrativni predložak OUTLK11.ADM dostupan je u Resource Kitu za Microsoft Office. Postupak dogradnje GPO-a administrativnim predlošcima već je opisan na Portalu, kao i osnove Group Policya, a postavke dostupne kroz OUTLK11.ADM odgovaraju onima koje su dostupnie u samom Outlooku.
Dodatno, kroz administrativni predložak OUTLK11.ADM moguće je postaviti link na informacije o pravilima zadržavanja stavki (Retention Policy Information), koja su u nekim okruženjima ne samo važna nego i zakonom propisana.

Na kraju, što ne znači da je nevažno, treba upozoriti da je Archive Folders (Mape arhiviranja), odnosno .PST datoteku u koju se spremaju arhivirane stavke, potrebno osigurati backupom, kao i korisnilov mailbox i druge podatke sa računala. Čak i u okruženju Windows domene s omogućenim roaming profilima, ona se kao dio profila ne sprema na poslužitelj i ne backupira automatski! Najjednostavniji način backupa je kopiranje same datoteke na mrežnu lokaciju, ili optički (CD/DVD) medij.

Omogućavanje postavki automatskog arhiviranja može pridonijeti lakšem i funkcionalnijem korištenju MS Outlooka 2003, te administriranje interne usluge e-maila učiniti jednostavnijim. Tko odluči iskoristiti ovu mogućnost, neka krene od pažljivo smišljenog koncepta: koje je to stavke doista potrebno arhivirati, zadržati, odnosno obrisati. Primjena dobro isplaniranog koncepta bit će trivijalna te se, kao što je rečeno, može se izvesti na različite načine.

Više o mogućnosti automatskog arhiviranja pročitajte na sljedećim Internet adresama:

http://support.microsoft.com/?id=830119
http://office.microsoft.com/en-gb/assistance/HA011402861033.aspx
www.microsoft.com/office/ork/
http://office.microsoft.com/en-gb/assistance/HA011513601033.aspx